Quelles sont les durées de conservation des données recommandée par la CNIL pour la finalité de Gestion de clientèle : fiche client, courriers et relances, sous l’intérêt légitime, pour les durées en l’archivage courant et en archivage intermédiaire ?

Olympe

07/02/2024

Les durées de conservation recommandées par la CNIL pour la gestion de la clientèle, y compris les fiches clients, les courriers et les relances, dans le cadre de l’intérêt légitime, sont les suivantes :

  1. Archivage courant :
    • Fiches clients : la durée de conservation recommandée est de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact avec le client. Cette durée est justifiée par l’intérêt légitime de l’entreprise à conserver ces informations pour assurer un suivi commercial et répondre aux éventuelles réclamations.
    • Courriers : la durée de conservation recommandée est de 1 an à compter de leur réception ou de leur envoi. Cette durée permet de répondre aux éventuelles demandes ou litiges ultérieurs.
    • Relances : la durée de conservation recommandée est de 6 mois à compter de leur envoi. Cette durée permet de suivre les actions commerciales et de s’assurer de la bonne gestion des relances.
  2. Archivage intermédiaire :
    • Fiches clients : la durée de conservation recommandée est de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact avec le client. Cette durée est justifiée par les obligations légales et fiscales qui peuvent nécessiter la conservation de ces informations.
    • Courriers : la durée de conservation recommandée est de 2 ans à compter de leur réception ou de leur envoi. Cette durée permet de répondre aux éventuelles demandes ou litiges ultérieurs.
    • Relances : la durée de conservation recommandée est de 2 ans à compter de leur envoi. Cette durée permet de suivre les actions commerciales et de s’assurer de la bonne gestion des relances.

Ces durées de conservation sont des recommandations de la CNIL et servent de points de repère pour les entreprises. Il est important de noter que ces durées peuvent varier en fonction du contexte spécifique de chaque entreprise et des obligations légales applicables. Il est donc recommandé de consulter le guide pratique de la CNIL sur les durées de conservation des données pour obtenir des informations plus détaillées et adaptées à votre situation spécifique.

En résumé, pour la gestion de la clientèle dans le cadre de l’intérêt légitime, la CNIL recommande une durée de conservation de 3 ans pour les fiches clients, 1 an pour les courriers et 6 mois pour les relances en archivage courant. En archivage intermédiaire, les durées recommandées sont de 5 ans pour les fiches clients, 2 ans pour les courriers et 2 ans pour les relances.